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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2025



DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS INTERNOS DE COMPRAS/CONTRATAÇÕES E GESTÃO DE CONTRATOS EM CONSONÂNCIA COM O DECRETO MUNICIPAL N° 11.595/2023, O QUAL REGULAMENTA A LEI FEDERAL N° 14.133/2021 NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO MUNICÍPIO DE VARGINHA.


O Prefeito do Município de Varginha, Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições legais,

R E S O L V E :

CAPÍTULO I
DO OBJETO


Art. 1º Esta Instrução dispõe sobre as orientações e forma de execução dos procedimentos internos para o processamento das compras, contratações e gestão de processos levados a efeito pela Administração Direta e Indireta do Município de Varginha, as quais abrangem todas suas formas: dispensas licitatórias, licitações e inexigibilidades.

Art.2º Encontram-se vinculadas a esta Instrução Normativa todas as Secretarias integrantes da Administração Direta, assim como todas as Autarquias e Fundações, abrangendo o Instituto de Previdência dos Servidores Públicos do Município de Varginha – INPREV, a Guarda Civil Municipal de Varginha – GCMV, a Fundação Cultural do Município de Varginha – FCV e o Serviço Funerário Municipal de Organização e Luto – SEMUL.

CAPÍTULO II
DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
FASE DO PLANEJAMENTO

Art.3º O processo de contratação inicia-se com a Equipe de Planejamento designada por Portaria através de cada Secretaria/Órgão, devendo ser observado, para tanto, o seguinte fluxo de trabalho:

I – Identificada a demanda e iniciada a fase de planejamento das contratações, a equipe de planejamento deverá submeter toda a documentação para análise do Agente de Contratação indicado para atuar na respectiva pasta, tais como: Estudo Técnico Preliminar (aplicado somente para licitações), Documento de Formalização de Demanda, Termo de Referência, Declaração de Disponibilidade Orçamentária e Pesquisa de Mercado;

II – Toda documentação deverá ser encaminhada via e-mail, através de um link do google-drive, conta esta criada especificamente para esta finalidade, a fim de possibilitar que os ajustes e correções seja feitos diretos no documento oficial, evitando-se, contudo, retrabalhos e extravios de documentos;

III – Em decorrência da divisão das Secretarias/Órgãos para os Agentes de Contratações lotados no Departamento de Suprimentos, os quais atuarão com grupos de 05 (cinco) unidades cada, estima-se um tempo médio de análise dos documentos de 03 (três) dias.
IV – Após análise e deferimento de toda documentação em conformidade com a legislação, todas as assinaturas dos envolvidos deverão ser realizadas de forma digital, através do módulo “No Paper”, do sistema Betha, tudo a fim de evitar manipulações e também extravios de documentos;

V – Assinados os documentos, os mesmos deverão ser inseridos como anexos no sistema Betha, através do módulo Compras - Solicitação de Compras, inclusive, a própria solicitação de compra devidamente assinada, com indicação de justificativa, despesa, assim como com a cotação de preços auferida pela Equipe de Planejamento;

VI – Frisa-se, ainda, que toda documentação no sistema deverá ser autorizada pelo Secretário/Responsável pela respectiva pasta, sendo que, após a conclusão da cotação por parte do operador, automaticamente a demanda ficará “Aguardando Aprovação”;

VIII – Após esta etapa, caberá ao Departamento de Suprimentos conferir o lançamento dos dados, promovendo as alterações que forem necessárias, sendo que, após “Aprovada”, a demanda permanecerá como “Atendida”, ou seja, a Solicitação de Compra foi aprovada e gerou um processo administrativo para a contratação, o qual poderá ser visualizado no módulo Contratos.

CAPÍTULO III
DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
FASE DA EXECUÇÃO

Art.4º Encerrada a fase do Planejamento, inicia-se a fase da execução da contratação, a qual será realizada exclusivamente pelos Agentes de Contratações/Equipes de Apoio vinculados ao Departamento de Suprimentos e nomeados para tal finalidade.

Art.5º Além das atribuições previstas na Lei Federal n° 14.133/2021, compete aos Agentes de Contratações:

I – cumprir na integralidade as disposições constantes do Decreto Municipal n° 11.595/2023, assim como todas as determinações internas da Administração;
II - tomar decisões em prol da boa condução da licitação, impulsionando o procedimento, inclusive demandando às áreas internas das unidades de compras descentralizadas ou não, o saneamento da fase preparatória, caso necessário;
III – conferir e certificar o cumprimento das formalidades da fase preparatória, em especial a existência de solicitação formal, estudo técnico preliminar, análise de riscos e pesquisa de mercado/justificativa de preços, disponibilidade financeira e compatibilidade com o PCA, se for o caso, devendo determinar as diligências necessárias à correção do procedimento;
IV – definir, com base no Plano de Contratações Anual (PCA), se houver, a ordem cronológica dos processos de contratação, devendo as alterações serem devidamente motivadas pelo setor solicitante a partir da efetiva e concreta demonstração do interesse público envolvido;
V – autuar a fase preparatória e cuidar das publicações relacionadas aos processos licitatórios, inclusive nas dispensas e inexigibilidades licitatórias;
VI - conduzir a sessão pública da licitação, promovendo as seguintes ações:

a) receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos, além de poder requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos;
b) verificar a conformidade das propostas com os requisitos estabelecidos no edital, em relação à proposta mais bem classificada;
c) coordenar a sessão pública;
d) verificar e julgar as condições de habilitação;
e) sanear erros ou falhas que não alterem a substância das propostas e, se necessário, realizar as diligências necessárias ao esclarecimento para o saneamento do conteúdo de propostas e documentos;
f) analisar os documentos de habilitação e/ou encaminhar a comissão de contratação, se existente, caso verifique a possibilidade de sanear erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos e sua validade jurídica;
g) indicar o vencedor do certame;
h) coordenar os trabalhos da equipe de apoio;
i) sugerir a anulação ou revogação do certame, indicando os atos passíveis de aproveitamento;
j) negociar com o licitante mais bem classificado proposta de preços melhor para a Administração;
k) julgar os recursos contra sua decisão no prazo de 03 (três) dias úteis e remeter os autos e as razões para a autoridade superior caso a decisão não seja reconsiderada;
l) garantir a isonomia entre os participantes e dispensar tratamento igualitário a todos os licitantes durante as sessões;
m) encaminhar o processo devidamente instruído, após encerradas as fases de julgamento e habilitação, e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e homologação.
n) coordenar todos os procedimentos administrativos decorrentes das contratações;
o) coordenar os trabalhos de todos os procedimentos junto a Plataforma de Compras Públicas (Exportação/Importação de Processos), junto ao software de gestão pública municipal, assim como por todas as publicações realizadas junto ao Portal Nacional de Contratações Públicas e no site da Prefeitura do Município de Varginha;
p) coordenar todos os encaminhamentos para Pareceres e Contratos e promover o seu acompanhamento.

Art.6º Além das atribuições previstas na Lei Federal n° 14.133/2021, compete às Equipes de Apoio:

I – cumprir na integralidade as disposições constantes do Decreto Municipal n° 11.595/2023, assim como todas as determinações internas da Administração;
II – auxiliar o Agente de Contratação na fase externa dos procedimentos licitatórios, tais como confecção do Aviso da Minuta de Edital das Dispensas Licitatórias;
III – auxiliar no preenchimento das informações do software de gestão pública municipal (documentos exigidos, pareceres e publicações e demais documentos relacionados a importação de processos, quando for o caso, atos finais do processo e outros);
IV – conferir os documentos de habilitação, a validade de certidões e cadastro de fornecedores (e-mail, telefone, endereço, sócios e outros);
V – gerar solicitação de fornecimento e interação de empenhos dos procedimentos de demandas de dispensas, licitações e inexigibilidades;
VI – autuar processos, colher assinaturas, promover a publicidade da homologação e textos;
VII – alimentar planilhas de controle, sob supervisão do Agente de Contratação e Diretoria;
VIII – assessorar em todos os procedimentos administrativos decorrentes das contratações, tais como encaminhamentos e demais documentos.


Art.7º Após a abertura do competente Processo Administrativo por parte da Diretoria do Departamento de Suprimentos, os autos serão encaminhados previamente para autorização do Sr. Prefeito Municipal.

Art.8º Em sendo autorizada a demanda por parte do Sr. Prefeito Municipal, será adotada as seguintes providências por parte do Departamento de Suprimentos:

I – Se Dispensa de Licitação, será confeccionado pelo Agente responsável, o Edital de Dispensa de Licitação (modelo padrão), devidamente publicado no Órgão Oficial do Município, assim como no Portal Nacional de Contratações Públicas, assim como a respectiva exportação dos dados do Processo Administrativo do sistema Betha para a Plataforma de Compras Públicas, onde será realizada de forma eletrônica no prazo mínimo de 03 (três) dias úteis, a respectiva contratação;

II – Se Licitação, será confeccionado pela Assessoria de Apoio Estratégico, Minuta de Edital de Licitação, a qual será submetida previamente para análise técnica da Secretaria Municipal de Controle Interno - SECON, com estimativa de análise de até 03 (três) dias úteis e posteriormente para Parecer Jurídico e emissão de Minuta de Contrato, quando for o caso, para Procuradoria Geral do Município - PGM com estimativa de análise de até 05 (cinco) dias úteis. Em sendo favorável a contratação, será designada a respectiva licitação eletrônica junto ao Portal de Compras Públicas, em conformidade com a modalidade e critério de julgamento adotados, devidamente publicado no Órgão Oficial do Município, assim como no Portal Nacional de Contratações Públicas,

III – Se Inexigibilidade Licitatória, os autos serão encaminhados para Parecer Jurídico da Procuradoria Geral do Município com estimativa de análise de até 07 (sete) dias úteis, sendo posteriormente encaminhado para autorização do Sr. Prefeito Municipal, também com o mesmo prazo de análise, retornando-se os autos para o Agente de Contratação publicar a respectiva autorização junto ao Portal Nacional de Contratações Públicas.

Parágrafo único. Com relação ao Processo Licitatório, destaca-se que, todo processo de contratação está sujeito a alguns percalços, tais como impugnações, que impliquem em modificações e reaberturas de prazos, assim como recursos administrativos, os quais podem implicar em análise técnica e jurídica, com prazos definidos em Lei, podendo ocorrer, a depender de cada caso, revogação ou anulação do certame.

Art.9º Para fins de subsídio a todos envolvidos no processo de contratação, informa-se que todos os modelos de documentos obrigatórios: Estudo Técnico Preliminar, Documento de Formalização de Demanda, Declaração de Disponibilidade Orçamentária, Pesquisa de Mercado e Termo de Referência, este específico para cada contratação, assim como os Fluxogramas de Procedimentos, encontram-se disponíveis no módulo Documentos do sistema Betha.

CAPÍTULO IV
DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
CENTRAL DE COMPRAS

Art.10. Nos termos do artigo 30 do Decreto Municipal n° 11.595/2023, o Departamento de Suprimentos fora instituído como Central de Compras para o processamento dos Registros de Preços de todas as Secretarias/Órgãos vinculadas ao Município de Varginha.

Art.11. Antes do vencimento dos Registros de Preços levados a efeito pelo Município de Varginha, a Central de Compras da Administração Direta inicia a primeira etapa do planejamento da contratação, com a formatação do Estudo Técnico Preliminar, o qual irá indicar a melhor solução para as demandas contínuas e específicas do Município.

§ 1° Dando seguimento nos trabalhos, a Central de Compras, com base nos itens já registrados anteriormente, realiza a pesquisa de mercado junto aos Bancos de Preços Públicos e a depender de cada caso, de forma excepcional, pesquisas diretas com o segmento especializado, a fim de auferir o preço médio dos itens a serem registrados;

§ 2° Definidos os itens e preços médios, a Central de Compras irá publicar junto ao Órgão Oficial do Município a respectiva Intenção de Registro de Preços, bem como enviar por e-mail aos responsáveis diretos, para que no prazo máximo de 08 (oito) dias úteis, as Secretarias e Órgãos interessados possam encaminhar seus Documentos de Formalização de Demanda, com itens requeridos e os valores estimados, Documentos de Declaração de Disponibilidade Orçamentária e Solicitação de Compra formalizada no módulo Compras do Sistema Betha;

§ 3° Após o envio dos documentos acima destacados, a Central de Compras finaliza o Termo de Referência com todos os quantitativos e valores estimados, dando sequência nas ações para que a Diretoria do Departamento de Suprimentos promova a abertura do respectivo Processo Administrativo a fim de dar andamento no processo licitatório.

§ 4° Findado o processo licitatório, será lavrada pela Central de Compras a Ata de Registro de Preços com cada empresa vencedora, a qual será posteriormente incluída no módulo Contratos do sistema Betha, cabendo a cada Secretaria, quando da efetiva aquisição/contratação realizar a Solicitação de Fornecimento indicando o quantitativo desejado, a despesa correta, a autorização do respectivo Secretário/Dirigente, bem como promovendo a interação de empenho diretamente com o Departamento Contábil, de forma que, após a efetivação do empenho, caberá ao responsável enviar via sistema a respectiva Solicitação de Fornecimento a empresa detentora da Ata.

§ 5° Nos termos do Decreto Municipal n° 11.595/2023, todas os Registros de uso comum são centralizados na Secretaria de Administração, competindo a mesma gerenciar e dar andamento aos pedidos de reajuste/reequilíbrio econômico-financeiro.

CAPÍTULO V
DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
DA GESTÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

Art.12. Nos termos desta Instrução Normativa, a gestão de Contratos será centralizada na Secretaria Municipal de Administração - SEMAD em conjunto com a Secretaria Municipal de Controle Interno - SECON, ficando desde já, designado um (a) servidor (a) responsável direto da SEMAD pelo acompanhamento, gestão da vigência, solicitação de aditivos e fiscalização das ações de todos os Contratos Administrativos da Administração Direta.

Art. 13. Para fins de cumprimento do disposto no artigo anterior, caberá a (o) servidor (a) designado exercer as seguintes funções:

§ 1° Realizar um controle geral de todos os Contratos Administrativos, alertando de forma prévia a todos os gestores acerca das datas de vencimentos, bem como das ações a serem empreendidas de forma antecedente a visar a repetição do processo licitatório ou a prorrogação contratual, nos termos do que determina a Lei de regência;

§ 2° Centralizar o recebimento, análise e conferência de todas as solicitações de alterações contratuais/aditivos, sejam elas decorrentes de prazos, acréscimos, supressões, reajustes, repactuações e reequilíbrios econômico-financeiros;

§ 3° Após o recebimento da documentação de cada gestor, promover de forma exclusiva a abertura de um único processo administrativo acerca das alterações contratuais pretendidas, o qual deverá conter cópia do Contrato Administrativo, manifestação da Secretaria Gestora com justificativa devidamente fundamentada e manifestação da empresa contratada;

§ 4° Movimentar o respectivo processo em conformidade com cada solicitação, devendo ser observado o Fluxograma de Processos, constante do Módulo Documentos do sistema Betha.

Art. 14. Após a lavratura do competente Termo Aditivo por parte da Procuradoria Geral do Município - PGM, os autos deverão permanecer provisoriamente sob a guarda das Secretaria Municipal de Administração/Secretaria Municipal de Controle Interno.

Parágrafo único. Finalizado o Contrato Administrativo, os autos de alterações contratuais deverão ser apensados ao processo originário da contratação, os quais encontram-se armazenados junto ao Departamento de Suprimentos.

CAPÍTULO VI
DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
DAS ADESÕES DE ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

Art. 15. As ações de instrução dos processos de adesões as atas de registros de preços será de responsabilidade de cada Secretaria/Órgão, devendo os autos serem submetidos para análise e orientações do Departamento de Suprimentos, a quem competirá coordenar os trabalhos de encaminhamentos e de alimentação do software de gestão municipal.

§ 1° Os Ofícios de solicitação de adesão aos Órgãos Gerenciadores e as Empresas detentoras das Atas deverão ser assinados exclusivamente pelo Gabinete do Sr. Prefeito Municipal.

§ 2° Caberá a Procuradoria Geral do Município emitir Parecer Jurídico sobre as respectivas adesões, bem como, se for o caso, providenciar o respectivo Contrato Administrativo.

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. Visando o cumprimento da presente Instrução será formalizada nova Portaria do Excecutivo Municipal designado os envolvidos no processo de contratação, sejam da Administração Direta e Indireta.

Art. 17. O Quadro de Distribuição das Secretarias/Órgãos por Agentes de Contratação encontram-se disponíveis no Módulo Documentos do sistema Betha.

Art. 18. Para fins de acompanhamento do processamento das contratações, o Departamento de Suprimentos disponibilizará no Módulo Documentos do sistema Betha uma Planilha de Controle Geral das Solicitações Compras/Processos Administrativos.

Art. 19. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Prefeitura do Município de Varginha, 23 de janeiro de 2025.


Leonardo Vinhas Ciacci
Prefeito Municipal

Roberto César De Lima Ribeiro
Secretário Municipal De Administração